บทนำ: หยุดวงจร “เดี๋ยวเช็คราคาก่อน” ที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริง
"เดี๋ยวผมขอเช็คราคากับเจ้าอื่นก่อนนะครับ" ประโยคสุดคลาสสิกที่ผู้บริหารหรือฝ่ายจัดซื้อพูดอยู่เสมอ แต่ในความเป็นจริง วงจรนี้มักจบลงที่การสั่งซื้อจากเจ้าประจำด้วยราคาเดิมๆ เพราะความเร่งรีบของงานและความยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูล การตัดสินใจตามความเคยชินนี้อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่แท้จริงแล้วมันคือการกัดกินกำไรของบริษัทอย่างช้าๆ โดยที่คุณไม่รู้ตัว
บทความนี้จะแสดงให้เห็นว่าการขาด ระบบเปรียบเทียบใบเสนอราคา ที่ดีนั้นสร้างความเสียหายมากกว่าที่คิด และจะมอบ Framework ที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที เพื่อเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อที่วุ่นวายให้กลายเป็นเครื่องมือสร้างกำไรเชิงกลยุทธ์ให้กับองค์กร
ต้นทุนที่มองไม่เห็นของการจัดซื้อแบบตามใจฉัน: มากกว่าแค่เรื่อง 'ราคา'
การไม่มีระบบ Quotation Comparison ที่ชัดเจน ไม่ได้ทำให้คุณแค่ 'ซื้อของแพง' แต่ยังทำให้คุณสูญเสีย 'เวลา', 'โอกาส' และ 'ข้อมูล' ซึ่งเป็นต้นทุนมหาศาลในระยะยาว ลองดูตารางเปรียบเทียบนี้เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น
| ปัจจัย (Factor) | การจัดซื้อแบบไม่มีระบบ (The Old Way) | การจัดซื้ออย่างเป็นระบบ (The Smart Way) |
|---|---|---|
| ต้นทุนสินค้า | จ่ายตามราคาที่ซัพพลายเออร์เสนอ หรือราคาเดิมที่เคยซื้อ ไม่มีการเปรียบเทียบจริงจัง | ได้ราคาที่ดีที่สุดเสมอ จากการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างน้อย 3 เจ้าในเงื่อนไขเดียวกัน |
| เวลาที่ใช้ | เสียเวลา 4-8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการไล่ขอราคาทาง LINE, Email และคีย์ข้อมูลลง Excel ด้วยมือ | กระบวนการเป็นอัตโนมัติ ข้อมูลถูกรวบรวมในที่เดียว ประหยัดเวลาไปทำงานเชิงกลยุทธ์ |
| ความถูกต้องของข้อมูล | ข้อมูลกระจัดกระจาย มีโอกาสคีย์ผิดพลาดสูง เอกสาร PR, PO, Invoice ไม่ตรงกัน | ข้อมูลรวมศูนย์ ถูกต้องแม่นยำ ลดความผิดพลาดในการจ่ายเงินและปิดบัญชี |
| อำนาจต่อรอง | ไม่มีข้อมูลในมือเพื่อใช้ต่อรองราคาหรือเงื่อนไขทางการค้า ทำให้เสียเปรียบ | มีข้อมูลเปรียบเทียบชัดเจน ใช้เป็นเครื่องมือในการเจรจาต่อรองได้อย่างมีประสิทธิภาพ |
| การตรวจสอบย้อนหลัง | หาที่มาที่ไปของการตัดสินใจได้ยาก ไม่รู้ว่าทำไมถึงเลือกเจ้านี้ในราคานี้ | มี Audit Trail ที่สมบูรณ์ ตรวจสอบเหตุผลการอนุมัติสั่งซื้อได้ทุกขั้นตอน โปร่งใส |
สร้างระบบเปรียบเทียบใบเสนอราคาใน 4 ขั้นตอน (ทำได้ทันที)
คุณสามารถเริ่มสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพได้ตั้งแต่วันนี้ โดยไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมที่ซับซ้อน ขอเพียงแค่มีวินัยและทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง คุณก็สามารถ ลดต้นทุนจัดซื้อ ได้อย่างเป็นรูปธรรม
- Step 1: รวบรวมคำขอ (Requisition Consolidation) กำหนดแบบฟอร์มใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) ที่เป็นมาตรฐานกลางสำหรับทั้งองค์กร เพื่อให้ทุกฝ่ายกรอกข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน เช่น รายละเอียดสินค้า, จำนวน, และวันที่ต้องการใช้งาน
- Step 2: ส่งคำขอใบเสนอราคา (RFQ Issuance) เมื่อได้รับ PR ที่อนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อต้องส่งคำขอใบเสนอราคา (Request for Quotation - RFQ) ไปยังซัพพลายเออร์อย่างน้อย 3 รายพร้อมกัน โดยใช้เงื่อนไขและ Spec สินค้าเดียวกัน เพื่อให้การเปรียบเทียบเป็นไปอย่างยุติธรรม
- Step 3: บันทึกและเปรียบเทียบ (Record & Compare) นำข้อมูลจากใบเสนอราคาของทุกเจ้า มากรอกลงในตารางเปรียบเทียบกลาง (Quotation Comparison Sheet) ซึ่งสามารถเริ่มต้นได้ง่ายๆ ด้วย Google Sheets หรือ Excel ดูเช็คลิสต์ข้อมูลสำคัญในหัวข้อถัดไป
- Step 4: ตัดสินใจและบันทึกผล (Decide & Document) เลือกซัพพลายเออร์โดยอิงจากข้อมูลในตารางเปรียบเทียบ ไม่ใช่แค่ราคาที่ถูกที่สุด แต่พิจารณาองค์ประกอบอื่นร่วมด้วย พร้อมบันทึกเหตุผลการตัดสินใจเลือกไว้อย่างชัดเจน เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและตรวจสอบในอนาคต กระบวนการนี้จะช่วยให้การ อนุมัติสั่งซื้อ มีหลักการและโปร่งใสมากขึ้น
เช็คลิสต์ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในตารางเปรียบเทียบ
การเปรียบเทียบที่ดีไม่ได้จบแค่ 'ราคาต่อหน่วย' แต่ต้องครอบคลุมเงื่อนไขทางการค้าทั้งหมดที่จะส่งผลต่อต้นทุนและกระแสเงินสดของบริษัท เพื่อให้การตัดสินใจของคุณเฉียบคมและรอบด้านที่สุด ตารางเปรียบเทียบของคุณควรมีข้อมูลเหล่านี้เป็นอย่างน้อย:
- ราคาต่อหน่วย (Unit Price): ตัวเลขพื้นฐานที่สุดสำหรับการเปรียบเทียบ
- เครดิตเทอม (Credit Term): 30, 60, หรือ 90 วัน? สิ่งนี้มีผลโดยตรงต่อสภาพคล่อง (Cash Flow) ของบริษัท
- ระยะเวลาจัดส่ง (Lead Time): ของจะมาถึงเมื่อไหร่? สำคัญอย่างยิ่งต่อการวางแผนการผลิตและจัดการสต็อกสินค้าใน ระบบคลังสินค้า
- ค่าขนส่ง (Delivery Cost): เป็นต้นทุนแฝงที่ต้องนำมาพิจารณารวมเสมอ
- การรับประกัน (Warranty): เงื่อนไขและระยะเวลาการรับประกันเป็นอย่างไร
- ส่วนลดตามปริมาณ (Volume Discount): มีโอกาสได้ราคาพิเศษหากสั่งซื้อในปริมาณที่มากขึ้นหรือไม่
- คุณภาพและ Spec สินค้า: สินค้าที่เสนอมาตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการ 100% หรือไม่
การมีข้อมูลครบถ้วนเช่นนี้ ถือเป็นหนึ่งในหลักการพื้นฐานของการจัดซื้อจัดจ้างที่เป็นเลิศ (Procurement Excellence) ซึ่งเป็นที่ยอมรับในระดับสากล ดังที่องค์กรอย่าง CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) ได้ให้การส่งเสริม
จาก Excel สู่ระบบอัตโนมัติ: ก้าวต่อไปเพื่อการเติบโตที่ยั่งยืน
การเริ่มต้นด้วย Spreadsheet นั้นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเยี่ยม แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การจัดการด้วยมือจะกลายเป็นคอขวด ไฟล์เริ่มกระจัดกระจาย การอนุมัติผ่าน LINE หรือ Email เริ่มตรวจสอบได้ยาก และความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error) ก็มีโอกาสเกิดขึ้นได้สูง นี่คือสัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องยกระดับไปอีกขั้น
Pro Tip: “เมื่อคุณเริ่มรู้สึกว่าการอัปเดตไฟล์ Excel กลายเป็นคอขวด, เอกสารเริ่มตกหล่น, และการอนุมัติผ่าน LINE เริ่มตรวจสอบไม่ได้ นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาที่คุณต้องมองหา ระบบ ERP หรือ Workflow Automation ที่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมืออาชีพและขยายธุรกิจได้อย่างมั่นคง”
การใช้ โปรแกรมจัดซื้อ หรือระบบ ERP กลาง เช่น Taaxteam จะช่วยเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดให้เป็นอัตโนมัติ ตั้งแต่การเปิด PR, ส่ง RFQ, เปรียบเทียบราคาบนแพลตฟอร์ม, ไปจนถึงการส่ง Workflow ขออนุมัติและออกใบสั่งซื้อ (PO) ทั้งหมดเกิดขึ้นในที่เดียว สร้าง Audit Trail ที่ตรวจสอบได้ 100% และให้ข้อมูลเชิงลึกที่ Excel ไม่สามารถทำได้ เพื่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น
พร้อมหยุดการรั่วไหลของเงินสดแล้วหรือยัง?
เปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อที่วุ่นวายและเต็มไปด้วยต้นทุนแฝง ให้กลายเป็นระบบที่โปร่งใส, ควบคุมได้, และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน ค้นพบว่าระบบ Workflow อัตโนมัติจะช่วยให้คุณประหยัดทั้งเงินและเวลาได้อย่างไร
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญฟรี ดูวิดีโอสาธิตระบบ